管理者ガイド

メンバー・部署・公開範囲・監査ログの管理。

管理者ガイド

「メンバー」タブはテナントに所属する誰でも閲覧できます（変更は owner / admin だけ）。「監査ログ」タブは owner / admin だけが閲覧できます（editor / viewer には開きません。誰が誰を外したか等が見えるため、閲覧できる範囲は「メンバーを操作できる」権限と揃えてあります）。

ロール

4 段階のロールがあります。

owner と admin は、ページの公開範囲の設定に関わらずすべてのページを閲覧できます。

メンバーの招待

「メンバー」タブの追加フォームからメールアドレスとロールを指定して招待します。

相手がまだサインインしたことが無くても招待できる

招待は、相手がまだ一度も本サービスにサインインしたことが無い状態でも先に行えます。 所属の判定はメールアドレスの一致だけで決まり、招待の時点で相手のアカウントの有無は確認しません。

1. 管理者が taro@example.com を招待する（このメールアドレスは一度もサインインしていなくてよい）
2. 本人が後から taro@example.com でサインインする（Google アカウント、またはメールアドレスでの初回登録）
3. サインインが完了した時点で、招待時に指定したロールでそのテナントに自動的に参加する

「招待してから相手に使い始めてもらう」という順番を、実際にそのとおりの手順で行えます。承認待ちの状態や、招待の有効期限はありません。

招待するとメールで知らされる

招待すると、指定したメールアドレス宛に招待の通知メールが自動的に送られます。件名・本文にはテナント名と付与されたロールが含まれます。招待した側から改めて連絡する必要はありません。

• 既存メンバーのロール変更では送られません。 通知はあくまで新規の招待に対するものであり、既に参加しているメンバーの権限を変えただけでは招待メールは送られません。
• 通知メールの送信に失敗しても、招待そのもの（そのテナントへの参加登録）は成立します。メールが届かない場合でも、対象者は該当のメールアドレスでサインインすればテナントに参加できます。

メールアドレスの確認が必要な場合がある

サインイン方法によっては、メールアドレスの確認（本人がメール内のリンクを踏む等）が完了するまで参加できないことがあります。これは、確認されていないメールアドレスをそのまま信じると、他人のメールアドレスを名乗って参加できてしまうためです。Google アカウントでのサインインでは、この確認は通常すでに完了しています。

部署（階層グループ）

部署は木構造を持てます。1 人のメンバーは 1 つの部署にのみ所属します（複数の部署に同時に所属することはできません）。

• 「メンバー」タブの「部署」節で、部署の作成・改名・親の付け替え・削除ができます。
• 子部署が残っている部署、メンバーが所属したままの部署は削除できません。 先に子部署を別の親へ付け替える、またはメンバーを他の部署へ移してから削除します。この制約は、部署を削除したときに所属先を失うメンバーが生まれるのを防ぐためのものです。
• メンバーごとの所属部署は、メンバー一覧の「所属部署」列から変更できます。1 人だけ部署を移す場合も、部署そのものを作り直す必要はありません。
• 複数の部下に同じ公開範囲を与えたい場合は、それらをまとめる上位の部署を作り、その部署に対して公開範囲を設定する方法が使えます（後述）。

ページの公開範囲（visibility）

ページを編集すると、「公開範囲」（ロール）と「公開する部署」の 2 つの軸で見せる相手を絞れます。どちらか一方の条件に合致すれば閲覧できます（両方を満たす必要がある AND ではなく、いずれかで足りる OR です）。何も設定しなければ、テナント内の全メンバーが閲覧できます。

部署への公開範囲は、下位の部署のメンバーにも引き継がれます。 例えば「営業本部」に公開範囲を与えると、その下の「営業 1 課」「営業 2 課」に所属するメンバーにも見えるようになります。逆に、営業本部の外（例えば「開発本部」）に所属するメンバーには見えません。組織全体に見せたい文書は、最上位の部署（または全ロール）を指定するとまとめて設定できます。

owner と admin は、公開範囲の設定に関わらずすべてのページを閲覧できます。 公開範囲は editor / viewer に対する絞り込みであり、管理権限を持つロールを締め出す設定にはなりません。

自分自身のロールを公開範囲から外して保存すると、以後そのページを自分でも開けなくなります（owner / admin を除く）。編集画面にはこの旨の注意が表示されます。誤って自分を締め出した場合は、owner / admin に依頼して公開範囲を戻してもらってください。

監査ログ

「監査ログ」タブ（owner / admin のみ閲覧可）から、テナント内で行われた操作を確認できます。記録される主な操作は次のとおりです。

• メンバーの追加・削除・ロール変更
• 部署の作成・改名・削除・付け替え
• ページの作成・更新・削除・状態変更（アーカイブ／復元／完全削除）
• プラン・契約内容の変更（プラットフォーム管理者による上限変更を含みます。自分のテナントのプランが変更された事実は、この画面から確認できます）

行は削除されません。 削除されたページに関する記録も残りますが、そのページを完全に削除すると、記録のうち操作者を特定する情報と操作の詳細は消えます（「いつ・何が起きたか」という事実の記録だけが残ります）。検索・チャットのような閲覧操作は監査ログには記録されません。

ゴミ箱と復元

アーカイブ（archived）にしたページは、通常の一覧や検索・チャットの根拠からは外れますが、削除されるわけではなく、いつでも元の状態（draft）に戻せます。「ゴミ箱」の導線からアーカイブ済みのページを一覧し、必要なものを復元できます。

「アーカイブ」と「完全に削除」は別の操作です。 完全に削除すると、そのページの本文・変更履歴を含むすべてのデータが失われ、復元できません。迷ったときは、まずアーカイブすることをお勧めします。